Moet binnenkort iedereen elektronisch factureren?

Een factuur is voor de btw elk document of bericht op papier of in elektronisch formaat dat voldoet aan de btw-regels. De materiële vorm is dus niet belangrijk. Je mag vandaag nog altijd op papier of elektronisch factureren, waarbij elektronisch factureren enkel toegestaan is mits aanvaarding door de klant.

Een elektronische factuur is heden een factuur die alle gegevens bevat die het volgens de btw-wetgeving moet bevatten en in om het even welke elektronische vorm uitgereikt en ontvangen wordt.  De wijze van opmaak maakt een factuur dus niet elektronisch maar wel de wijze waarop de factuur uitgereikt en ontvangen wordt. Een factuur die op papier met de post wordt verstuurd is geen elektronische factuur. Wordt die factuur in een pdf-formaat omgezet en via e-mail verzonden, dan gaat het wel om een elektronische factuur.

Wordt een factuur elektronisch bezorgd en ontvangen, dan is het belangrijk dat de authenticiteit, de integriteit en de leesbaarheid gegarandeerd kunnen worden. De inhoud van de factuur mag immers niet gewijzigd kunnen worden.

Europa schakelt een versnelling hoger door de voorstelling van het pakket “VAT in the Digital Age”. Dit pakket bevat onder meer de verplichting tot het uitreiken van gestructureerde elektronische facturatie (e-invoicing). In navolging van het Europese voorstel, lanceerde de minister van Financiën onlangs een voorontwerp van wet waarmee hij elektronische facturatie wil verplichten voor Belgische B2B-transacties.

De nieuwe definitie van een elektronische factuur conform het voorontwerp is een factuur die opgesteld, verzonden en ontvangen wordt in een gestructureerde elektronische vorm die automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt. De opmaak van een factuur wordt dus belangrijk, waarbij een papieren factuur en een factuur in pdf-formaat niet voldoen aan de nieuwe definitie van een elektronische factuur.

De bedoeling is effectief om deze gestructureerde elektronische factuur te verplichten als het gaat om facturen gericht aan in België gevestigde btw-plichtigen. De eerste verplichting zou gaan gelden voor bedrijven met een omzet in 2023 van meer dan € 9.000.000,00 en dit vanaf 1 juli 2024. Voor bedrijven met een omzet in 2023 of 2024 van meer dan € 700.000,00 zou deze verplichting ingaan op 1 januari 2025.