Terugbetaalde kosten altijd op de loonfiche of niet?

Als je vennootschap je kosten terugbetaalt die je voor haar gemaakt hebt, dan moet dit op loonfiche 281.20 worden vermeld. Voor terugbetalingen op basis van bewijsstukken of forfaitaire terugbetalingen volgens ernstige normen zoals kilometervergoedingen of dagvergoedingen, moest dat bedrag vroeger niet vermeld worden. Sinds 1 januari 2022 is dit verplicht om op fiche te zetten.

De circulaire van 29 juni 2022 verduidelijkt nu dat er maar sprake van “voorgeschoten kosten” is als de aankoopfactuur of een ander verantwoordingsstuk opgesteld is op naam van je vennootschap.

Stel: je koopt bijvoorbeeld een pc voor je vennootschap van € 484,00 (inclusief € 84,00 btw) en je betaalt die met je privé bankkaart en later laat je je vennootschap het bedrag van € 484,00 terugbetalen aan jezelf of wordt het geboekt op je rekening-courant. Staat de factuur op je naam en heb je enkel een kasticket, dan moet het bedrag vermeld worden op de fiche 281.20 onder de rubriek “terugbetaling van kosten eigen aan uw vennootschap”. Bijkomend nadeel is dat je dan die € 84,00 btw niet kan recupereren.

Heb je een factuur laten opmaken op naam van je vennootschap, dan moet er niets vermeld worden op de loonfiche 281.20 en kan je € 84,00 btw recupereren.