Wat moet je weten over tekst en uitleg van de FOD Financiën over de verplichte e-facturatie vanaf 1 januari 2026?

Vanaf 1 januari 2026 moet iedere btw-plichtige ondernemer zijn b2b-facturen (facturatie naar andere Belgische ondernemers) in een gestructureerd formaat opmaken en versturen. Concreet zal de factuur moeten voldoen aan de standaardvereisten van het Peppolprotocol, dat een veilige realtime uitwisseling van facturen in heel Europa garandeert.

Voor verkoopfacturen aan particuliere klanten geldt de verplichte e-facturatie niet, maar je moet wel de gestructureerde elektronische facturen van je leverancier kunnen ontvangen en moeten je systemen aangepast zijn tegen januari 2026. Meer info hierover in het bericht van de FOD Financiën: https://financien.belgium.be/nl/actueel/gestructureerde-elektronische-facturen-tussen-ondernemingen-verplicht-vanaf-2026).

Dit bericht verwijst ook naar een vragenlijst die terug te vinden is op: https://financien.belgium.be/nl/ondernemingen/btw/e-facturering. In feite is het een uitgebreide uitleg over wat een e-factuur is, welke technische regels gerespecteerd moeten worden,… . Er worden ook een aantal situaties aangehaald waarin de gestructureerde elektronische facturering bij handelingen tussen twee Belgische btw-plichtige ondernemingen toch niet verplicht zal zijn. Dit is het geval indien er een factuur wordt gestuurd naar een gefailleerde btw-plichtige onderneming of naar iemand die enkel door artikel 44 Wetboek btw vrijgestelde handelingen verricht.

Een kinesist, een dokter, een thuisverpleger (die valt onder toepassing van dit artikel 44), is ook niet verplicht om gestructureerde elektronische facturen te kunnen ontvangen.

Veel nuttige informatie is terug te vinden op de website: https://efactuur.belgium.be/nl.

Hoe werkt deze elektronische facturering?

De verzending van de gestructureerde elektronische facturen zal gebeuren via een centraal netwerk, genaamd Peppol. Je facturatie- of boekhoudsoftware zal voor de verzending en ontvangst van je facturen een beveiligde connectie maken met het Peppol-netwerk waarmee ook je klant of leverancier geconnecteerd is. Je kan Peppol vergelijken met een telecomnetwerk. Dankzij dit netwerk worden de gegevens beveiligd en gestructureerd uitgewisseld tussen de verschillende toepassingen. Ook op andere vlakken kan je waarde creëren door deze digitalisering. Denk bijvoorbeeld aan de automatische opvolging van betalingen, updates over de status van een e-factuur,… .

Welke software heb je nodig?

Je software moet erop voorzien zijn om te werken via het Peppol-netwerk. De voorbije jaren zijn tal van oplossingen op de markt gekomen die zich in het bijzonder richten op bedrijven met kleine factuurvolumes. Voor elk bedrijf bestaat een geschikte optie.

Onder meer de FOD Financiën werkt aan een lijst met conforme softwareoplossingen die al beschikbaar zijn. Van zodra de lijst beschikbaar is, vind je deze op de website e-factuur(externe link). In de lijst zullen ook oplossingen staan die deels gratis zijn of een beperkte kostprijs hebben. Staat je huidige software niet in de lijst? Heel wat aanbieders werken nog aan oplossingen. Wil je meer weten, vraag bij je softwareleveranciers na welke oplossing voor jou de beste is.

Wij zullen binnenkort binnen ons klantenbestand iedereen contacteren i.v.m. het verplichte karakter van deze facturatie en welke software hiervoor kan gebruikt worden.

Tegemoetkoming van de fiscus?

De fiscus voorziet twee ondersteunende fiscale maatregelen als tegemoetkoming voor de kosten die je mogelijk zal moeten maken voor de technische aanpassingen.

Ten eerste verhoogt de investeringsaftrek voor digitale investeringen tot 20%. Ten tweede mogen kleine vennootschappen en zelfstandigen in de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027, die abonnementsformules gebruiken voor facturatiepakketten, een verhoogde kostenaftrek van 120% toepassen.