Welk archief mag je vanaf 2024 weggooien?

Zowel voor de belastingen als voor de btw moet je alle boekhoudkundige documenten zoals jaarrekeningen, facturen, grootboeken, bankuittreksels, inventarissen, contracten, bestelbonnen, leverbonnen, agenda’s, briefwisseling, e-mails,… bewaren. En dat mag op papier, digitaal of een combinatie van beide.

Zowel voor de belastingen als voor de btw moest je tot voor kort alles tot het verstrijken van het zevende jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk bijhouden. Eind 2022 werd evenwel de bewaartermijn verlengd tot tien jaar. Deze tienjarige termijn geldt ten vroegste voor de boekjaren verbonden aan aanslagjaar 2023 en daarna. Loopt het boekjaar gelijk met het kalenderjaar, dan is dat dus de boekhouding vanaf 2022. Voor de btw is dat voor de facturen die opeisbaar zijn vanaf 1 januari 2023.

Er zijn 3 uitzonderingen waarbij je de stukken of de facturen langer dan zeven of tien jaar moet bewaren:

1) Alle stukken i.v.m. onroerende goederen moet je 15 jaar of zelfs 25 jaar bijhouden, aangezien de afgetrokken btw gedurende 15 jaar en sinds 1 januari 2019 ook 25 jaar herzien kan worden;

2) Investeringsfacturen moet je bewaren tot zeven of tien jaar na het jaar van de laatste afschrijving;

3) Indien er een fiscaal overdraagbaar verlies is dat in mindering wordt gebracht, moet je de boekhouding van het jaar waarin dat verlies zich voordeed, hoelang geleden dat ook mag zijn, bijhouden zolang de aangifte waarin dit verlies in aftrek werd genomen, nog gecontroleerd kan worden.

Die 7 of die 10 jaar moet geteld worden vanaf de eerste dag van het boekjaar na dat waarin de boekhouding afgesloten is of de stukken opgesteld zijn. Op die regel bestaan dan weer 2 uitzonderingen. Voor documenten van informaticasystemen start de termijn pas op de eerste dag van het boekjaar na dat waarin je die systemen voor het laatst gebruikt hebt. Voor de tabel van de bedrijfsmiddelen moet je tellen vanaf 1 januari van het jaar na het verstrijken van de herzieningstermijnen van 5, 15 of 25 jaar.

Facturen van investeringen die de laatste keer afgeschreven zijn in 2016 mag je weggooien. De boekhouding van een verliesjaar mag pas weg wanneer het jaar waarin je het verlies in aftrek neemt, niet meer gecontroleerd kan worden. Gooi niets weg van jaren waarvoor nog een bezwaarschrift loopt. Verder mag je alles van 2016 of eerder weggooien.